打电话给大学档案馆(2-2411)，让他们知道你想转移记录，并讨论你想转移的记录是否具有永久的历史价值. 大学档案馆只接受记录波士顿州立大学永久历史记录的记录，并保留处理不符合此标准的转移记录的权利.  由波士顿州立大学办公室和部门转移到大学档案馆的大多数记录将在一般记录保留时间表或单位特定时间表中指定.  On occasion, 部门和单位可能会遇到计划外的问题, 历史材料也适合档案馆.  如果您要传送纸质记录，请下载并使用 档案盘点表 提供要移交的每个箱子内物品的资料.  电子记录的转移也可以接受.  Please 联络大学档案室 以进一步讨论此选项.

获取有关处理非活动项的信息, 但non-archival, 学校办公室或部门的记录, 请参阅 档案管理网站.

BGSU学生组织的记录在记录学生生活方面非常有用.  We currently hold the historic records of many fraternities and sororities (both social and service oriented); honor societies; and special interest groups whether based on ethnicity (for example, 黑人学生会, 拉丁裔学生会), 学习课程(全国学生语言听力协会), 或其他共同特征(校外通勤组织).

大学档案馆的工作人员总是有兴趣与学生组织代表交谈，讨论他们的俱乐部和组织的记录捐赠的可能性.  请参阅我们的 创建组织历史的指南 有关我们最感兴趣收集的记录类型的资料.  请注意，我们通常不接受三维文物，如相框照片, 奖章及奖项.  取决于物品的性质, however, 我们可以暂时接受他们拍照，然后将原件退还给捐赠者.

我们总是很高兴了解有关BGSU过去的记录，以获得潜在的捐赠.  校友们慷慨捐赠的材料大大增加了我们的收藏, faculty, 员工及其家属.  我们对多年来记录学生和学术生活的记录特别感兴趣, 无论是以剪贴簿的形式, 信回家, diaries, photographs, 课程大纲和笔记, 或者其他记录类型.  如果你有这样的物品, 我们希望有机会与您进一步讨论他们是否可以在这里找到一个家.

然而，有一些材料是我们不需要的，比如年鉴和期刊 BG News.  我们不仅有这些材料的多个副本, 这些项目也已数字化，并可在世界各地通过 大学图书馆的数字资源库.  我们通常也不接受像相框照片这样的三维文物, 奖章及奖项.  取决于物品的性质, however, 我们可以暂时接受他们拍照，然后将原件退还给捐赠者.

谢谢你帮助保护波士顿州立大学的历史.

并非所有部门或学生组织的记录都是必要的，以记录单位或团体的历史.  例如, 大学档案馆不收取发票或财务报表的日常/小额财务交易.  我们也不能接受大量身份不明的照片.  比如行政报告, 主题文件, 委员会记录, 对应, 出版物可以更好地记录一个组织的历史——无论是学生领导的还是校园部门. 

请参阅我们创建组织历史的指南 博天堂官方想要收集的记录类型的想法, 以及一些关于如何创建有用的会议记录的信息.

此外，请遵循以下提示，以帮助确保您的记录可供后代使用:

1. 保持几分钟, 记录贵组织各种活动的出版物和传单的副本.

2. 给材料/文件夹贴上全名、日期和事件或情况描述的标签.

3. 把所有的记录集中在一个地方.

4. 为你的组织建立一个简单的归档系统.

5. 保存时应避免潮湿、灰尘、过热和日晒.

6. 例如，制定将不活跃记录转移到大学档案馆的例行程序, 在每学年结束时, 整个夏天, 或者当领导发生变化时.

7. 不要忘记你的组织创建的电子记录 大学档案职员 能否就如何保存这些记录提供建议.

BGSU大学档案馆提供了一个地方，所有的记录(无论是来自校园部门, 学生组织, (或个别校友)得到专业照顾, 储存在专门制作的盒子里，以确保记录的寿命，并保护它们免受环境危害, 并在网上进行安排和描述，以进一步向捐赠组织的其他成员以及对该团体或个人的历史感兴趣的远近学者开放.