Background

BGSU的档案管理计划为大学办公室提供了正确管理档案的帮助和实用策略, 不管格式(纸张), electronic, microform, etc.). 记录管理人员创建并执行BGSU校园的一般记录保留计划, and, 在必要的时候, 特定于单元的记录保留时间表.  这些时间表确定了办公室创建的不同类型的记录以及每个记录系列需要保存的时间. 该项目还提供有关州和联邦记录保存要求的信息, 以及办公室需要做些什么来确保他们遵守适用的法律. 除了, 该程序为非活动记录提供存储, 以及安全销毁记录.

Mission

符合 Section 149.俄亥俄州修订法典第33条, 州立鲍灵格林大学, 由校董会授权, 是否在档案收藏中心的管辖下建立了档案管理程序，以确保正确的调度, storage, 处理大学记录. 该方案的设计:

• 通过系统的创建控制，降低成本，提高效率, 维护, 以及记录的处理(包括纸张和电子)

• 为业务处办事处提供集中的记录储存设施，以存放其不活跃的记录，并减少用于储存非最新记录的办公空间

• 协助大学办公室进行正确的身份识别, 有效和非有效记录的管理和处置 

• 将信息保留一段适当的时间以满足其法律要求, financial, 行政, research, 以及历史需求

• 提高员工的责任意识, 隐私问题, 法规遵从性, 具有成本效益的信息管理, 效率问题, 以及大学历史

• 有效地向内部传递信息, (faculty, staff, 和学生), 以及外部用户, (大众, 合作伙伴机构, etc.)

• 确保重要历史材料的永久保存 

记录信息

BGSU记录管理计划使用俄亥俄大学间委员会的模型记录保留计划作为其一般和单位特定保留计划的基础.  有很多 法律法规 以及管理BGSU记录的使用、保留和处理.  这些法律中有许多是 公共记录法, 因为BGSU员工创建的记录被视为公共记录，并受披露要求的约束.